Gestione della flotta: quali sono gli strumenti che migliorano la redditività del parco veicoli

Sono sempre più numerose le aziende che prendono in considerazione l’adozione di strumenti avanzati per la gestione del parco veicoli (inteso come insieme di auto, furgoni, camion o altri veicoli commerciali).

Di fatto si tratta di una scelta oculata che non tarda a portare i suoi frutti. Come ogni fleet manager sa bene, poter contare su hardware e software (ovvero strumenti telematici) adeguati nella gestione flotte permette all’azienda di risparmiare denaro e tempo nelle fasi di supervisione e manutenzione, ai conducenti di essere più rispettosi del codice della strada e più produttivi (anche nella fase di rendicontazione delle spese per l’uso dei veicoli e nella registrazione degli orari di lavoro dei conducenti a fini di contabilità o semplicemente per il rispetto delle leggi europee) e in ultima analisi ai clienti di beneficiare di servizi più precisi ed efficienti. Tutto questo avendo sempre il polso della situazione a livello economico e, non meno importante, nel rispetto dei requisiti legali.

Gli strumenti telematici essenziali per una buona gestione della flotta

Non possiamo che partire da un dispositivo per il rilevamento della posizione del veicolo. In parole povere si tratta un GPS che viene installato al suo interno e che, previa connessione a Internet, è in grado di trasmettere in tempo reale al “quartier generale” le coordinate della localizzazione del veicolo, poi visualizzate fisicamente su una mappa digitale da monitor.

Altrettanto importante è il dispositivo di tracciamento, anch’esso ospitato all’interno del veicolo. In questo caso il sistema permette di “registrare” (nel doppio senso di “acquisire” e “memorizzare”) tutti i dati relativi al veicolo stesso e al conducente: posizione, velocità, accelerazione, intensità di frenata, accensione del motore ecc. La comunicazione di questi dati alla centrale consente una verifica del comportamento alla guida che si traduce in maggior sicurezza e trasparenza, oltre che in un significativo risparmio economico. Sembra banale, ma in realtà il dettaglio non è trascurabile, questo sistema scoraggia l’utilizzo del veicolo per fini personali.

Ormai imprescindibile la presenza di un driver terminal, un apparecchio, ospitato sul cruscotto del veicolo che permette la comunicazione immediata tra conducente e il team dell’ufficio. In buona sostanza prende il posto del telefono nella comunicazione di indicazioni da seguire, istruzioni nuove o modificate. I driver terminal più semplici si limitano a visualizzare i messaggi mandati dal back office, quelli più avanzati li leggono ad alta voce. Oltre a ciò, in maniera analoga a un navigatore satellitare, visualizza informazioni cruciali come l’indicazione del percorso più rapido, insieme con aggiornamenti sulla situazione del traffico ed eventuali rallentamenti, segnalazione di tutor e autovelox, consigli e istruzioni di guida per un determinato tratto stradale. Per gli autisti si tratta di un ausilio indispensabile per ridurre lo stress, aumentare la concentrazione, evitare ogni inutile sosta e perdita di tempo.

Sul lato del servizio clienti, infine, le migliori soluzioni integrate per la gestione del parco veicoli permettono l’impostazione di un orario di arrivo previsto (ETA) assai preciso. Questo software può anche essere configurato per l’invio di un messaggio automatico al cliente nel malaugurato caso di ritardo, nel qual caso quest’ultimo riceve la notifica di un ETA aggiornato.

I software per monitorare le flotte aziendali

Il compito del fleet manager, nell’ambito della gestione di una flotta di veicoli aziendali, è molto delicato e deve essere messo a punto con un’elevata precisione. Chi si occupa di un’attività di questo tipo all’interno di un’azienda deve poter avere a disposizione gli strumenti utili per gestire con semplicità gli autisti della flotta aziendale, per avere sempre sotto controllo, con un’attenta attività di monitoraggio, i vari mezzi e i veicoli utilizzati dai dipendenti. Inoltre è sempre importante poter contare su report dettagliati sulla gestione della flotta stessa. Come fare per usufruire di tutte queste funzionalità? Sicuramente i moderni strumenti della tecnologia ci vengono in aiuto, con dei software appositi capaci di monitorare e di gestire le flotte in modo molto semplice.

Tra i pacchetti software di gestione flotte aziendali i più conosciuti e apprezzati sono Webfleet e Fleeway di Drivevolve. I vantaggi di questi programmi informatici sono veramente tanti, anche perché si tratta di software ideali per tutte le aziende che hanno a disposizione un parco auto, sia che si tratti di mezzi di trasporto leggeri che quelli pesanti. L’obiettivo di questi programmi consiste proprio nell’opportunità di controllare costantemente i costi di gestione e allo stesso tempo di mantenere attivi i rapporti con i fornitori.

Questi programmi consentono di ridurre l’impiego dei documenti cartacei e sono utilizzabili anche dallo smartphone. E’ possibile accedere a dei report molto precisi che consentono di sapere a quanto ammontano i consumi dei mezzi della flotta aziendale e quanti sono i chilometri che riescono a compiere.

Con il software di gestione e monitoraggio della flotta aziendale è possibile inoltre controllare costantemente anagrafiche, budget a disposizione, approvvigionamenti, attività di noleggio e leasing, contratti, fatture e assicurazioni, oltre a tantissimi altri elementi che possono risultare veramente utili.